Factura Electrónica, de Necesidad a Procesos Satisfactorio

“El procesos de implementación de Factura Electrónica en las empresas debe estar concebido en base a la necesidad consciente de las mejoras que esta implementación traerá a la organización, además de tomar en cuenta la exigencia de los organismos de control que han expedido para la generación de comprobantes electrónicos.”

FACTURA ELECTRÓNICA

DE NECESIDAD A PROCESO SATISFACTORIO

Aspectos importantes sobre la Factura Electrónica

Con la implementación de factura electrónica se accede a múltiples beneficios importantes uno de ellos es nuestro aporte al medio ambiente debido al potencial de reducción de impresiones en papel, dado que el comprobante de la factura llega mediante correo electrónico al cliente. Es por ello que el sistema de facturación electrónica está orientado a ser amigable con el medio ambiente, depende de los usuarios hacer efectivo la reducción de consumo de papel. Otros aspectos que esta promueve son: http://www.cimait.com.ec/lo-que-debe-saber-sobre-facturacion-electronica/

¿Problemas con Facturación Electrónica?

A menudo encontramos empresas con problemas en la adaptación en la emisión de documentos electrónicos, existen muchos factores por los que suceden estas situaciones, sin embargo entre las más comunes son las siguientes:

Falta de Flexibilidad y adaptación: Con aplicaciones de estructura rígida que no se adapta a las necesidades de la empresa, poca flexibilidad para integrarse a otros sistemas o adaptarse al sistema que ya posee.

Falta de Soporte Técnico: El proveedor no posee la infraestructura para brindar soporte técnico ante las eventualidades que puedan surgir, esta situación en ocasiones hace que se retrase los procesos internos cotizando la fluidez de la facturación 

Portal de Consultas: No disponen de un portal donde el cliente pueda acceder a ver sus facturas.

Incumplimiento: Se presenta a menudo inconvenientes porque la infraestructura del proveedor no le permite cumplir con los tiempos estipulados en el cronograma trayendo retrasos en la entrega del servicio

Problemas el Interfaz: poco amigables, con muchos requisitos o para realizar consultas y la presión de las columnas de clientes con intención de pagos hace que el momento de la facturación se vuelva lento con clientes molestos.

Son algunos de los problemas que hemos detectado, usted puede evitar todas estas situaciones engorrosas seleccionando un proveedor con experiencia que le brinde la seguridad de entregarle un producto estable y adaptado a sus necesidades.

Si desea más información sobre facturación electrónica puede consultar nuestro website oficial www.cimait.com.ec

Eligiendo el mejor proveedor de Facturación Electrónica

Es importante entender que hay detrás de la facturación electrónica, los factores relevantes que le brindaran confianza para seleccionar a un proveedor de facturación electrónica, les compartimos 7 claves que debe brindarle un sistema de Facturación Electrónica

1. Ambientes de Prueba y Control de Calidad: El proveedor deber contar con un ambiente de Prueba que verifique la funcionalidad de la implementación, interfaces, generación de los documentos, entrega al cliente y publicación en el Portal de Consulta para Clientes y Proveedores.

2. Monitoreo y Trazabilidad: Que el usuario pueda verificar todo el proceso de la factura hasta que llegue al cliente supervisando el correcto funcionamiento de la facturación electrónica.

3. Experiencia: Verifique que su proveedor tenga una amplia trayectoria en implementación en diferentes sectores de la economía, y le brinde la asesoría que se adapte a la necesidad de su empresa.

4. Aprobación de Documentos: Que permitan a los involucrados en el proceso de la compra aprobar la factura antes de ser aceptada para el pago. 

5. Metodología: Que permita verificar en el proyecto, las fases, documentación, entregables y cumplimientos.

6. Flexibilidad y adaptación: Que la solución de facturación electrónica tenga la flexibilidad de generar documentos sin la necesidad de integrarse a otros sistemas o adaptarse al sistema que ya posee.

7. Capacidad e infraestructura: La capacidad de respuesta para la implementación es importante, por ello debe considerar una empresa que tenga la infraestructura adecuada para el cumplimiento de lo pactado.

USTED DEBE EVITAR

• Empresas que limiten el número de documentos electrónicos.
• Programas que garanticen su uso menos de un año. 
• Servicios que no se ajusten a sus necesidades.
• Si esta información fue de utilidad puede compartirla y lo invitamos a leer nuestro próximo artículo de tecnologías de información.

Usted debe conocer esto sobre Facturación Electrónica

Con la implementación de factura electrónica se accede a múltiples beneficios importantes uno de ellos es nuestro aporte al medio ambiente debido al potencial de reducción de impresiones en papel, dado que el comprobante de la factura llega mediante correo electrónico al cliente. Es por ello que el sistema de facturación electrónica está orientado a ser amigable con el medio ambiente, depende de los usuarios hacer efectivo la reducción de consumo de papel.

Otros aspectos que promueve la facturación electrónica son: 

• Eficiencia al reducir espacios destinados a archivos de facturas físicas
• Reducción de costos de elaboración de facturas.
• Realizar consulta ágiles de documentos.
• Mejor organización de facturas , con archivos digitales
• Facilita sus declaraciones anuales,
• La facturación electrónica representa la oportunidad de mejorar los procesos internos de la empresa para hacerlos más ágiles
• Apunta a la nueva tendencia de organización cero-papeles.

¿LA FACTURA DIGITAL ES SINÓNIMO DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA?

La seguridad, es una de las principales características del sistema de facturación electrónica, debido a que los Comprobantes Digitales cuentan con una firma electrónica, es decir un código de alta seguridad conformado por una serie de números y letras certificando la validez y la seriedad de cada documento .

Facture...pero sin pasarle factura al medio ambiente

Es bien conocido que el cambio de la facturación de papel por la emisión digital de estos documentos trae muchos beneficios, gran número de estos beneficios son percibidos como de mayor relevancia para la parte contable, administrativa y financiera debido al ahorro de tiempo que brinda esta modalidad, pero los beneficios van definitivamente más allá de lo evidente en primer plano. 

Un cambio hacia el modelo de facturación electrónica tiene un impacto directo al medio ambiente, ¿cómo?, reduciendo hasta en un 35% el consumo de papel, lo que a su vez reduce la tala de árboles proveyendo de un beneficio inmediato al medio ambiente ya que para producir una tonelada de papel se necesita talar de 9 a 10 árboles adultos… ¿increíble verdad?, pues sí, y claro está que esto aumenta el nivel de deforestación al mediano plazo; además por cada tonelada de papel que no se utiliza se ahorran dos metros cúbicos de vertederos, 140 litros de petróleo y 50 mil litros de agua.

Con todos estos antecedentes es difícil no poder decir que facturar de manera electrónica es un método seguro, rápido, económico, eficaz y sobre todo amigable con el medio ambiente.

by @villafuertemx

Factura Electrónica para Pymes

¿Por qué la tecnología de información se hace presente en empresas de todo tipo y tamaño?, debido a que las transacciones comerciales cada día se realizan de manera más rápida, y la automatización se convierte en un aspecto clave para la diferenciación. disponer de sistemas que faciliten esta automatización hace que se reduzcan los costos empresariales, se aumente la rapidez, la efectividad y reduce drásticamente posibles errores, no solo de procesos técnicos ya que también es conveniente aplicarlos en los procesos legales y contables, es el caso de la implementación de un sistema de facturación electrónica, que es el documento electrónico generado por medios informáticos, firmado digitalmente por certificados reconocidos, y por tanto manteniendo el mismo valor legal que el formato papel.

El uso de estas tecnologías representa grandes ventajas para quienes ya han adoptado el modelo electrónico, como es el caso de las PyMEs, cuyo beneficio se percibe de forma instantánea, ya que no es necesario esperar mucho tiempo para ver las mejoras y ahorros que un modelo como éste representa.

Las pequeñas y medianas empresas que facturan de manera electrónica reflejan ahorros tan significativos que con facilidad llegan a un 80% en comparación con el proceso de elaborar y enviar facturas impresas; mucho de este ahorro se basa en la casi completa eliminación del uso de servicios de mensajería para hacer llegar las facturas a sus clientes, a esto sumado el ahorro en papel y otros gastos operativos.

La implementación de un sistema de facturación electrónica ha traído sin duda alguna un cúmulo de ventajas directas a los pequeños y medianos empresarios que ven un significativo ahorro de tiempo, dinero y procesos administrativos.